コラム

『定款（ていかん）』って？

「定款｣はその会社の憲法

会社を経営されている社長や取締役の方々はもちろんよくご存知だと思いますが、『定款』は、会社の組織や運営に関する基本的なルールを定めた、いわば「会社の憲法」のような存在です。
『定款』には、「規則としての定款」という面と、その規則を表した許認可や登記申請時の添付書類という「書面としての定款」という面の“二通りの側面”があります。
会社は、会社法や商法等の関連する法律によって規定されている部分がありますが、『定款』は、それを改めて条文化する面と法定規定を確かに満たしている証拠文書の面を併せ持っています。
会社設立時に、定款だけが公証人による認証と登記官による審査という厳格なダブルチェックを受けるのもそういった理由から必要とされています。（認証を受けるのは株式会社の設立時のみです）かといって、すべての事項が法律等で決められているわけではなく、会社特有の基本的なルールも定款に盛り込まれます。

歴史ある会社ほど要注意！？

設立されてから、10年、20年、30年と経営を継続されている伝統ある会社も数多くあります。その間、会社と密接に関連する商法も幾度となく改正されてきました。特に従来からの株式会社にとっては、改正の内容によっては定款を変更しなければならないものも少なくありませんでした。例えば、旧商法では、監査役の任期が平成５年以降に２年から３年に、３年から４年にと２回も伸長されています。ところが、定款を２年のままで変更しないで任期満了に伴う登記もしないでいると、百万円以下の過料に処せられる羽目に陥ってしまいます。
また、会社法では、株式譲渡制限会社は取締役・監査役の法定任期である２年以内（監査役は４年）をいずれも設立時から最長10年に伸長することが出来ますが、会社法施行以前（平成18年４月以前）に設立された株式会社は、旧商法で設立最初の役員任期はいずれも１年以内の決算に関する定時株主総会までと定められていて、定款にもそれを記載されていることが少なくありません。この場合も、法律が変わったからと安心して最初の改選時に変更登記を怠ると百万円以下の過料の対象になります。

定款記載事項と登記事項

定款の記載事項と登記事項とはどのような違いがあるのでしょうか？株式会社の場合、商号・事業目的・本店所在地などの事項は、定款記載事項・登記事項のいずれにも該当しますので、これらの項目を変更するときは、株主総会で定款変更が決議され、その議事録を添付して変更登記を申請します。役員任期・事業年度などの事項は、定款記載事項のみに該当しますので、これらの項目を変更するときは、株主総会で定款変更が決議されれば有効となり、変更登記の申請をする必要はありません。
役員氏名や代表取締役の氏名・住所などの項目は、当期事項のみに該当しますので、役員の改選・就任・退任等による変更（任期満了に伴い同じ人物が引き続き役職にとどまる場合も含む）が発生したときは、株主総会で役員変更が決議され、その議事録を添付して変更登記を申請しますが、変更した定款を添付する必要はありません。
ただ、株主総会で定款変更の決議をしても、定款自体が変更されていないケースがあります。そうなると、定款の記載事項と登記事項に食い違いが生じてきて、会社の現状を把握するのに大変苦労する場合があります。
有限会社の場合はどうでしょう？会社法に施行により、有限会社は新たに設立できなくなり、従来からの有限会社も“特例有限会社”という株式会社の一つとして認識されてしまいます。
有限会社の場合は、会社法の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(整備法)で定款記載事項や登記事項の数多くが「みなし事項」として読み替えられています。これは、会社法を施行する際、定款変更や変更登記の手間をかけなくて済むようにという配慮からのものでした。ところが、定款と登記簿謄本の違いが所々に発生して、比べれば比べるほど混乱を大きくしているという実態があります。有限会社も、株式会社とは違った意味で定款と登記簿謄本を比較し、定款の内容を見直してみる必要があります。

会社法の施行を機に定款の見直しを
会社法では、法律で定める定款の記載事項は必要最小限にとどめ、その会社の現状、方向性、成長に合わせてその会社自体が規定し変更できる「定款自治」による範囲を拡大しています。また、最低資本金規制が撤廃され、登記簿謄本だけではその会社の実態がつかみにくく、定款の内容によってその会社の法令遵守・内部統制・経営姿勢を理解しようという動きも出てきています。
いかがですか？　専門的な内容が並んでいるので難しく感じられるかもしれませんが、会社の定款が変更前の年数のままになっていないか、廃止された項目が残っていないか、会社の定款をチェックしてみてください。
会社法の施行を機会に、会社の方向性や成長、社会情勢、法律改正などの環境変化などに対応して「規則としての定款」として見直し、貴社の現状と方向性を定款に反映させることは非常に重要です。まずは、会社の定款と登記簿謄本を比較・確認することから始めてみましょう。